De uitdaging
DC Technics (De Craene Technics) is een bedrijf uit Wortegem-Petegem dat gespecialiseerd is in slimme energieoplossingen. Het bedrijf installeert al meer dan 16 jaar zonnepanelen, thuisbatterijsystemen en laadstations voor elektrische voertuigen.
DC Technics stuurt dagelijks verschillende techniekers op pad met hun bestelwagens. "Onze techniekers krijgen een mobiliteitsvergoeding die verschilt afhankelijk van of ze de bestuurder of passagier zijn.”, vertelt Mieke Camerlinckx , het administratief aanspreekpunt in de firma . Het correct berekenen van de mobiliteitsvergoeding was een maandelijkse administratieve uitdaging.
Bij DC-Technics wordt er hoffelijk gereden maar een onoplettendheid is snel gebeurd. De techniekers zijn zelf verantwoordelijk voor snelheidsboetes. "We weten echter niet altijd wie er op dat moment reed, wat het lastig maakt om de boetes toe te wijzen aan de juiste persoon," voegt Mieke toe.
De werkdag van de techniekers begint meestal bij aankomst bij de eerste klant en eindigt bij de laatste klant, maar soms ook eerder of later als ze 's ochtends de bestelwagens inladen of deze 's avonds uitladen. "De techniekers melden hun werkuren aan ons. In het verleden merkten we helaas dat een werknemer meer uren doorgaf dan er in werkelijkheid gepresteerd werden," vertelt Mieke.
De oplossing
DC Technics koos begin 2023 voor de ProDongle BlackBox met identificatie en werkurenregistratie via iButtons.
Met de zwarte iButtons registreren de werknemers bij het begin van elke rit eerst de bestuurder en daarna de passagier. "Op deze manier weten we wie de bestuurder en passagier zijn tijdens de rit, kennen we de gereden kilometers en kunnen we de juiste mobiliteitsvergoeding bepalen," verduidelijkt Mieke.
Nu DC Technics altijd weet wie er reed bij een snelheidsovertreding, kan de boete eenvoudig aan de persoon -die op dat moment bestuurder was- toegewezen worden.
De rode iButtons worden gebruikt om het begin en het einde van de arbeidstijd te registreren. De techniekers badgen met de rode iButton bij aankomst op de eerste werf de start van de arbeidstijd en bij vertrek op de laatste werf, het einde van de arbeidstijd. "Zo kunnen we altijd precies nagaan hoeveel uren onze techniekers hebben gewerkt en is deze registratie voor iedereen helder en kunnen anomalieën worden tegen gegaan" vertelt de administratieve verantwoordelijke.
Een bijkomend voordeel is dat DC Technics met de ProDongle Rittenregistratie zwart op wit kan zien hoe lang de techniekers bij de klant aanwezig waren. “Als er vragen komen van klanten over de gefactureerde uren, kunnen we met objectief bewijs de gepresteerde uren aantonen en onnodige discussies vermijden”, vertelt Mieke nog.
Met ProDongle track & trace ziet DC Technics met één klik op de kaart waar de techniekers zich bevinden. “Vroeger belden we hen op om te vragen waar ze zijn om eventueel een bijkomende opdracht in te kunnen plannen op die werkdag, maar ook dat is nu niet meer nodig.”, zegt Mieke.
“Dankzij ProDongle zien wij op het vlak van ons personeelsadministratie een grote verbetering.”, besluit Mieke. Er zijn geen misverstanden meer over gewerkte uren, de mobilitetisvergoeding is eenvoudig te bepalen en verkeersboetes worden zonder problemen toegewezen aan de verantwoordelijke technieker.
Gebruikte oplossingen:
Wil je ook een compleet product zonder verrassingen?
- Eenvoudig in gebruik
- Pan-Europese werking met professionele kaarten
- Onbeperkt aantal posities, kms & gebruikers
- Helpdesk, software & kaart updates inbegrepen
- Toegankelijk via elke PC, smartphone en tablet
- Eigen software, integratie via API mogelijk